Event Organizer

Bulan ini setidaknya aku berkutat dan berhubungan dengan 4 Event Organizer. Yaitu pertama menyangkut acara Dirgahayu RI ke-74 di lingkungan rumah yang rencananya mengadakan acara di luar kota.

Kemudian acara di komunitas Surabaya Study Group yang akan mengadakan kegiatan Seminar bulan depan. Lalu di kantor juga akan mengadakan acara. Serta sekolah tempat anak sekolah hendak mengadakan acara liburan untuk wisata.

Untuk mengatur semua acara agar berjalan baik dan lancar maka dibutuhkan Event Organizer.

Event Organizer atau EO merupakan bisnis yang mengedepankan kreatifitas dan imajinatif yang tinggi untuk mengelola event atau acara dari persiapan hingga penggarapan, sehingga dituntut rang yang memiliki karakter dan jiwa yang kuat. Untuk itu perlu memiliki team kerja yang solid dengan pembagian tugas yang jelas dan sangat detail.

Sebuah EO harus memiliki jiwa team work yang sangat kuat karena ini akan mempengaruhi dalam membuat event. Idealnya EO dikelola dengan personil yang tidak terlalu banyak, maksimal 5 orang, sedangkan yang lainnya lebih baik outsourcing dan direkrut pada saat menjelang hari H.

Event-event yang digarap oleh jasa EO, adalah meliputi:

1. Event Perusahaan: HUT Perusahaan dalam berbagai format acara, Employ/ family gathering, peresmian kantor baru, penghargaan kepada karyawan.
2. Event Promosi: Pentas muysik oleh sponsor, Ekhsibisi/ pameran produk, Variety show oleh sponsor, presentasi produk, sampling dan selling, dealer dan/ costumer gathering
3. Event pribadi: Pesta pernikahan, perayaan ulang tahun, syukuran.
4. Event pendidikan: seminar, symposium, talk show, workhshop.
5. Event olahraga: kompetisi olahraga professional, pertandingan olahraga semi pro, aneka lomba dan kompetisi.
6. Event seni: pagelaran seni musik, pagelaran seni tari, pagelaran seni teater, fashion show.
7. Event amal: berbagai pagelaran penggalangan dana, lelang untuk penggalangan dana
8. Event publikasi: Konferensi pers, media gathering.

Sebuah EO untuk acara sosial, acara bisnis atau kombinasi keduanya, tentunya akan mempertimbangkan tentang penetapan tarif yang fair, sehingga penting untuk diketahui cara membebankan biaya tersebut.

Terdapat beberapa faktor yang masuk ke dalam menentukan tarif seseorang, termasuk biaya operasional perencanaan acara, gaji, dan keuntungan. Kenyataannya tarif bervariasi tergantung jenis proyek atau jenis acara yang diambil.

Selain itu juga tergantung kondisi pasar, klien atau prospek yang tentunya juga memiliki target anggaran, sehingga EO harus pintar agar menjadi kompetitif dalam bisnisnya.

Standar dari Organizer fee adalah 10%. Beberapa sumber mengatakan bahwa maximum fee adalah cukup sebesar 10 – 20 %,. Namun ada juga yang mendapatkan keuntungan atau fee mencapai 20-30% dari modal untuk sebuah event.

Pada saat membuat budget lebih baik jangan mencari keuntungan yang berlebih (mark up). Karena keterbukaan dalam membuat anggaran akan memudahkan klien mempercayai kinerja EO, dan lebih baik klien diajak berdiskusi dan berunding hal budget.

Fee tersebut digunakan untuk cost produksi, biaya-biaya pajak, reklame, untuk konstruksi booth, dan stage performance. Secara angka ada yang mencapai ratusan juta, ada yang sekitar Rp 300-500 juta dalam sekali penyelenggaraan.


Dari sebuah referensi yang lebih lengkap, setidaknya ada 5 cara untuk mengenakan biaya Organizer fee, yaitu:

1. Hourly Rate, biasanya dikenakan biaya sekitar 30% lebih untuk acara perusahaan daripada acara sosial.
2. Flat Fee, biaya persentase komisi vendor standar adalah 10-15%, struktur biaya di atas berlaku untuk acara sosial dan perusahaan.
3. Percentage of the Event, beberapa EO menagih klien dari persentase dari total anggaran acara mereka. Jumlah persentase tipikal adalah 15 - 20% dari anggaran acara.
4. Day-of Coordination, EO mengenakan biaya per jam atau biaya tetap untuk hari koordinasi. Dengan asumsi 8 - 10 jam kerja pada hari acara (kalikan dengan tarif per jam Anda untuk mendapatkan biaya tetap), tetapi jangan lupa persiapan yang harus Anda lakukan.
5. Vendor Commission, sebagian kecil EO memilih mendiskon biaya klien atau bahkan tidak membebankan biaya sama sekali. Keuntungan EO didapatkan dari komisi vendor yang mereka sewa.

Sumber :
https://www.eventplanning.com/how-to-charge-a-fee-for-your-event-planning-service/
https://www.thebalancesmb.com/how-do-event-planners-structure-their-fees-1223572
https://niasyahlalitha.wordpress.com/2011/05/10/di-balik-sebuah-eo/
http://aatmandai.blogspot.com/2012/05/kemilau-bisnis-eo-event-organizer.html
https://www.eventplanning.com/how-to-charge-a-fee-for-your-event-planning-service/
https://finance.detik.com/berita-ekonomi-bisnis/d-3885230/mencicip-serunya-bisnis-eo-berapa-sih-pendapatannya