Teori Z

Ini merupakan rangkuman dari 3 tulisan dari sahabat & rekan di komunitas IPOMS, Wijanarko Kertowijoyo (SSG-009) yang telah mendahului kita pada tanggal 15 Januari 2020. Beliau sangat aktif dalam bidang logistik.

Beberapa tulisan awal beliau yang sangat mengena adalah mengenai Teori Z. Berikut adalah rangkuman dari 3 artikel beliau.

Sebelum Teori Z muncul, ada dua teori pendahulu yaitu Teori X and teori Y. Dimana Teori X menyatakan bahwa menganggap manusia itu harus diawasi dengan ketat supaya kinerjanya bagus.
Kalau tidak diawasi seperti itu, ada anggapan manusia cenderung akan “menyeleweng” dari kewajibannya.

Sedangkan Teori Y memiliki asumsi bahwa manusia itu dasarnya baik adanya. Harus dipercaya, supaya kinerjanya bagus. Tidak perlu diawasi terlalu ketat dan harus diberi kebebasan supaya bisa berkembang.

Teori Z dimunculkan oleh William Ouchi berdasarkan riset di perusahaan Jepang. Teori Z lebih luas dari itu. Antara lain menceritakan hubungan kekeluargaan antara sebuah perusahaan dengan suplliers dan distributors. Dengan hal tersebut maka akan mendoktrin semua karyawan bahwa ini perusahaan milik mereka sendiri (karyawan yang berjiwa entrepreneur). Berani mengambil resiko untuk maju, tidak hanya pasrah dengan SOP. Berani think and act out of the box mereka, keluar dari zona kenyamanannya.

Karyawan yang telah diterima di perusahaan maka akan dianggap sebagai anggota keluarga, dimana CEO sebagai pucuk tertinggi perusahaan merupakan kepala keluarga, sedangkan yang junior akan belajar dari para senior supaya bisa menerapkan ilmu yang didapat dari sekolah.

Untuk itu karyawan perlu dirotasikan terus fungsinya supaya mengenal semua aspek perusahaan. Sehingga tidak fanatik pada 1 fungsi.

1. Karyawan Dept. Penjualan perlu masuk di Dept Pembelian dulu, dengan tujuan agar tahu rasanya jadi pembeli harus diservice oleh penjual.
2. Karyawan Dept. Marketing perlu masuk di Dept Finance, dengan tujuan agar bisa punya perhitungan sebelum membuang uang.
3. Karyawan Dept. Produksi pada umumnya akan sangat cinta pada produknya, karena dia yang membuat. Sehingga tidak heran jika banyak karyawan yang harus digembleng di Dept Produksi dulu sebelum ke Dept yang lain.
4. Karyawan R&D perlu turun ke pasar, dengan tujuan agar tahu apa yang diinginkan oleh pelanggan.
5. Sebelum menjadi pimpinan puncak, seseorang harus pernah menjadi Kepala HRD supaya bisa memimpin orang.
6. Karyawan Div. Warehouse, perlu masuk ke Div Transport dulu begitu juga karyawan Div. Warehouse perlu masuk ke Div. Inventory Control dulu. Biasanya staff Warehouse yang pindah ke Inventory control dikarenakan sering lacking dalam prepare / tidak konsisten kecepatan dan akurasinya. Sehingga dengan masuk ke Div. Inventory, dia akan digembleng dan akan belajar inventory yang notabene lebih rumit dalam pekerjaan termasuk olah data di excel yang memerlukan vlookup, pivot, dll. 

Teori Z sangat bagus untuk diterapkan asalkan dengan pertimbangan matang-matang sebelum melakukan rotasi. Apakah posisi tersebut vital atau tidak? Apakah terganggu atau tidak terhadap operasional?

Sebelum melakukan rotasi yang harus dilakukan adalah:

• Melakukan sosialisasi kepada semua departemen apakah mereka menyetujui atau tidak.
• Meminta persetujuan atasan apakah mereka mendukung sistem rotasi seperti yang dilakukan oleh Perusahaan Jepang atau pun di Salim Group atau di BCA.

Setelah antar departemen dan atasan setuju yang perlu dipertimbangkan juga adalah:

• Vital tidak dan efek dari rotasi tersebut. Karena sama saja dengan menempatkan orang baru(walaupun levelnya sama) di posisi yang vital sama saja dengan men-training new employee.
• Harus dilihat apakah yang dirotasi tersebut orang yang MAU Belajar dan apakah fast learning? Karena apabila tidak cepat belajar, maka operasional bisa timpang.
• Setelah melakukan itu semua, umumkan dan sosialisasikan kepada semua karyawan bahwa perusahaan akan melakukan rotasi-rotasi berkala.

Hasil dan fungsi dari rotasi:

• Memberi kesempatan untuk belajar di berbagai bidang
• Mencari posisi / spesialisasi yang pas untuk individu tersebut.
• Memberikan pengembangan pribadi ke yang lebih advanced.
• Apabila sudah mengerti semua aspek dari perusahaan, individu ini akan menjadi Head of Branch yang handal karena sudah pernah bekerja di segala division.
• Mengerti efeknya apabila individu itu melakukan pekerjaannya. Contoh:
• Salesman pernah bekerja di purchasing akan mengerti bagaimana cara service ke customer, karea dia diservice oleh Vendor
• Marketing pernah bekerja di finance akan mengerti keadaaan finance dan percentage biaya promosi dan berapa rate of return dan berapa target profit yang harus masuk.

Ada sebuah sharing mengenai CEO sebuah perusahaan logistics. Dimana background beliau adalah pendidikan adalah Teknik Sipil.

Sedangkan pengalaman kerja beliau adalah di perusahaan asuransi, surveyor asuransi kebakaran, marketing, underwriting, analisa kredit, bagian klaim asuransi, accounting & finance, General Affair, pengawas Kredit, Branch Manager.

Mengapa pindah-pindah? Disitulah letak peng-kader-an seorang calon untuk menjadi puncak. Memang di sisi psikologi, akan muncul perasaan kita tidak perform atau merasa tidak bekerja dengan baik, sehingga kemudian dipindah-pindah.

Namun dengan tetap dijalani dengan sabar, akhirnya pada akhirnya beliau sadar saat dijadikan Branch Manager, semua tidak lain untuk “mengetahui seluk beluk perusahaan”. Dengan begitu, dia tidak bisa dibohongin atau diakalin oleh anak buahnya dan dapat memberikan arahan yang lebih baik.


Sumber :
https://wkertowi.wordpress.com/2010/02/04/teori-z/
https://wkertowi.wordpress.com/2010/05/24/teori-z-2/
https://wkertowi.wordpress.com/2010/11/25/rotasi/#more-239